La réalisation d’un plan de classement de ses archives électroniques est nécessaire pour organiser et hiérarchiser ses répertoires, dossiers et fichiers de manière logique. La conception de ce plan doit correspondre aux missions et aux activités du service d’archivage afin qu’il y ait une certaine cohérence. 

Un plan permettant d’identifier tous ses fichiers électroniques à archiver

En réalisant un plan de classement, vous pourrez identifier tous les fichiers électroniques que vous devez archiver. Sachez qu’un fichier électronique est un ensemble d’informations qui ont été stockées sur un document. Il est principalement caractérisé par un format, des propriétés ou métadonnées et une adresse. Divers types de documents peuvent être rangés dans le lot des archives électroniques. C’est le cas des documents bureautiques, c’est-à-dire des documents électroniques natifs qui ont été produits à partir d’un logiciel de traitement de texte. Il y a aussi les fichiers numérisés qui font référence aux documents papier qu’on a numérisés à partir d’un scanner ou d’un numériseur. Parmi les documents électroniques, on cite aussi les courriers électroniques et les éléments contenus dans les bases de données.

Quand on veut poser des actes pour la définition plan de classement relatif aux fichiers électroniques, il faut se conformer à des règles. Celles-ci sont similaires aux dispositions concernant le tri, la conservation et l’élimination des dossiers papiers. Dans le code du patrimoine, un article met cela en évidence. Concernant la suppression des fichiers électroniques, notez qu’il importe de se fier à une réglementation. Celle-ci précise que c’est une démarche soumise à l’obtention d’un visa délivré par les archives départementales.

Tous les fichiers électroniques de votre organisation doivent être stockés sur un serveur informatique qui peut être un disque dur. Le stockage est également possible via l’usage d’un logiciel. Le support informatique utilisé vous permettra de partager les informations archivées dans un réseau local ou à l’échelle internationale.

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Principaux avantages du plan de classement de ses archives électroniques

C’est toute la structure hiérarchique des activités de votre organisation qui est reflétée par le plan de classement de vos archives électroniques. À chaque fois que vous produirez de la documentation numérique, fiez-vous simplement à ce plan et vous pourrez stocker idéalement les fichiers numériques issus de cette documentation. 

Grâce à votre plan de classement, vous gagnerez du temps dans la conservation et l’exploitation de vos documents électroniques. Les recherches de fichiers se feront plus rapidement. En un temps assez court, vous pourrez accéder aux données numériques qui vous intéressent particulièrement et vous aurez la possibilité de les partager aisément à qui vous voulez. L’élaboration d’un plan de classement de ses archives électroniques permet également de gagner de la place. Car en amont, vous procéderez à la numérisation de certains documents physiques qui peuvent être encombrants et difficiles à gérer. Cela libérera de la place au sein de vos locaux. En élaborant le plan de classement de ses archives électroniques, on rationalise l’espace de stockage du serveur par l’organisation de ses fichiers de manière ordonnée. Le plan de classement a aussi l’avantage de permettre une maîtrise des couts de maintenance du matériel informatique. En outre, cette démarche garantit le fonctionnement parfait de l’entreprise et assure la préservation de l’information en veillant à ce que les règles de gestion soient bien appliquées. À propos de règles de gestion, on peut indiquer le fait de ne conserver qu’une seule version d’un même document, à savoir la version finale. Aussi, dans le traitement des fichiers, tout doit être mis en œuvre pour éviter les informations illisibles, incomplètes ou codées. Le mieux est de convertir les documents dans un format dit ouvert, comme .pdf pour les textes et .jpg ou .tif pour les images. Il est également bon de noter que le plan de classement garantit la valeur probatoire et réglementaire des documents et uniformise le système de classement des dossiers électroniques.

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